ACTIVITÉ

Malgré les e-mails, messageries instantanées, et la dématérialisation qui touchent tous les secteurs de la société( à commencer par le service public), on continue d’imprimer beaucoup.L’institut NewField IT a calculé qu’il s’imprimait entre 4 et 52 pages par jour et par employé en fonction du secteur d’activité soit 2 a 24 ramettes par an..  Avec l’impact du Grenelle environnement et dans un contexte économique plus que tendu, les entreprises ont définitivement compris l’importance de se tourner vers des solutions de Management Print Services (MPS) proposées par les constructeurs  pouvant faire réduire de 30 % en moyenne les coûts de ce poste.

Mais l’on ne doit pas s’arrêter à ce paramètre économique. Il est utile de se rappeler que l’enjeu est également l’image de marque des services généraux et une bonne qualité de communication. Les nouveaux outils, plus fiables et de qualité exceptionnelle de reproduction, que sont les copieurs multifonctions numériques noirs et blancs et couleurs sont là pour nous en convaincre.

Pour le responsable des services généraux, ces enjeux se traduiront en termes de fonctionnement : comment assurer la meilleure qualité d’impression avec une contrainte forte de fiabilité du matériel, de rapidité d’exécution et de simplicité d’utilisation, le tout moyennant un coût le moins élevé possible ?

PRESTATIONS

Les professionnels du secteur reconnaissent quatre grands domaines :

L’impression de documents

– Les copies noir et blanc et couleurs ;

– Les tirages de plan ;

– Les impressions numériques .

La gestion électronique de documents

– Les scanners ;

– L’archivage électronique ;

– La production de supports type CD Rom ou autres.

La conception graphique et l’infographie de documents

– Les publications assistées par ordinateur;

– L’offset ;

– Les images couleur ;

– Le traçage ;

– La mise en page ;

– La numérisation ;

– La digitalisation.

Le façonnage des documents

– Les finitions (brochage, assemblage, agrafage, collage, pelliculage…).

Chacun de ces métiers peut s’exercer sous deux formes différentes :

En interne, par du personnel salarié de l’entreprise ou par du personnel d’un prestataire de service (facilities management).

À l’extérieur de l’entreprise, chez un prestataire de type magasin ou centre ou bien dans une société dont le cœur de métier est l’édition et la fabrication ou bien encore chez un prestataire spécialisé en  impression numérique (reprographie) qui opère à distance.

LÉGISLATION

Aucun responsable des services généraux ne doit ignorer la loi sur le copyright lorsqu’il parle decopie imprimée (reprographie). 

Tout écrit d’un auteur est protégé par la loi N° 57928 du 11 mars 1957 sur la propriété littéraire et artistique, modifiée par la loi n° 85660 du 03 juillet 1995. Les droits des auteurs s’étendent sur une période de 70 ans après le décès des ayants droits.

Un organisme a été créé en 1985 : le Centre français d’exploitation du droit de Copie (CFC), qui perçoit pour le compte des éditeurs des droits sur les copies  d’œuvres protégées. Il est donc conseillé de consulter le code de la Propriété Intellectuelle, la loi du 3 juillet 1995 et ses arrêtés de 1996 et 1997 ainsi que la loi du 03 janvier 1995, qui institue un régime de gestion collective obligatoire pour le droit de copie, s’agissant des professionnels qui effectuent des photocopies d’œuvres protégées par la loi. Par photocopie, il faut entendre la reproduction à l’identique d’un document papier ou équivalent sur un support directement lisible et ce quel que soit le procédé pour y parvenir et quelle que soit la quantité obtenue.

Articles D.543-207 à D.543-213 du Code de l’Environnement. Définition et précision de la contribution à la collecte, à la valorisation et à l’élimination des déchets d’imprimés.

Décret n° 2008-1298 du 10 décembre 2008 relatif à la contribution, à la valorisation et à l’élimination des déchets d’imprimés papiers. Modification de la section II.

Arrêté d’agrément d’Ecofolio du 19 janvier 2007. Arrêté portant agrément d’un organisme ayant pour objet de percevoir la contribution à la collecte, à la valorisation et à l’élimination des déchets d’imprimés et de verser les soutiens aux collectivités locales.

MÉTHODES

Le copieur et l’imprimante multifonctions (numériques) sont un seul et même outil.

C’est un vrai outil informatique. Il est un des éléments de la chaîne graphique et permet aux utilisateurs d’envoyer leurs fichiers informatiques directement à l’impression depuis leur poste de travail, leur courriel et tous les courriers réalisés sur le poste informatique. Il peut devenir une machine multifonctions avec fax, scanner, imprimante, archivage électronique.

Complémentarité d’abord

La plupart des Directeurs et responsables de Services Généraux gèrent depuis longtemps un parc de copieurs.

Ils doivent mesurer la complémentarité des différents services fournis et établir les normes d’utilisation des :

– Imprimantes.

– Copieurs et imprimantes multifonctions en libre-service.

– Copieurs de haut volume en ateliers.

L’augmentation du volume de documents réalisés en impression numérique (reprographie) est largement liée :

– Au développement des matériels (numérique, connectable, fax intégré, scanner intégré, couleur…).

– À la baisse des prix des équipements.

– À la qualité de la copie.

– À la souplesse des matériels utilisés.

ATELIER D’IMPRESSION NUMERIQUE

Atelier intégré

Servir les besoins en impression et répondre aux besoins d’urgence, sous forme de libre-service, sont les deux préoccupations auxquelles répond l’atelier d’impression (reprographie) intégré.

– Formule idéale selon les besoins, à 40 % en centre d’impression (reprographie) et 60 % en libre-service.

– Possibilité de faire effectuer l’entretien du parc en libre-service par le sous-traitant (reprographe) intégré.

Avantages

– Rapidité de traitement des demandes.

– Client en direct avec l’atelier, sans intermédiaire, ce qui permet d’adapter la qualité, les délais et le coût du service : meilleur rapport quantité/qualité/coût/ délai.

– Respect strict de la confidentialité de certains documents.

– Possibilités de moduler les horaires de travail pour s’adapter aux augmentations de volume sans augmenter exagérément les coûts.

– Coûts plus avantageux que la sous-traitance (pas de TVA, pas de bénéfice). 

– Rapidité de livraison.

– Pas de stocks “ sauvages ” dus aux délais externes.

Inconvénients

– Difficultés à obtenir des investissements pour maintenir l’outil de production à la pointe de l’évolution technologique, mais la notion de service à la clientèle atténue ces difficultés.

– Structure fixe en cas de baisse de volume.

– Pas de sous-traitance pour des clients extérieurs à l’entreprise.

Atelier sous-traité

La prestation d’un imprimeur numérique (reprographe) ou d’un « facility manager » en copie peut être complémentaire ou remplacer une  impression intégrée.

Avantages

– Matériel de plus en plus spécialisé.

– Avancée technologique.

– Charges variables, en fonction des besoins.

– Facilité de surveillance/refacturations/ imputations.

– Disparition des besoins en équipements spécifiques.

– Absorption des crêtes.

– Disponibilités.

– Services sur mesure.

– Impression personnalisée (papier à en-tête, cartes de visite, plaquettes.

– Adoption possible de la marque imprim’vert

Inconvénients

– Éloignement géographique.

– Quid de l’existant (personnel/ matériel) ?

– Disparition du confort et de la sécurité de l’intégration.

En implant (sous-traitance en interne)

Avantages

– Prise en charge de l’exploitation.

– Prise en charge de l’entretien et de la maintenance.

– Prise en charge de la surveillance.

– Facilités de changement de matériel.

– Maintien du service de proximité.

Inconvénients

– Quid de l’existant (personnel/ matériel)?

– Horaires d’ouverture et notions d’urgence,

– Disparition des contrôles d’objectif de réduction des travaux.

En externe (sous-traitance externe)

Avantages

– Contrat négocié à l’année et éventuellement modulable selon les quantités.

– Obligation de résultats du prestataire de service.

– Facilité de surveillance.

– Disparition des besoins en équipements spécifiques, maîtrise d’œuvre maintenue aux services généraux (contrôles des besoins, qualité…).

– disposer des dernières technologies mises en place par l’imprimeur numérique (reprographe) et auxquelles vous ne pouvez pas avoir accès en interne (transformation des documents papiers en format numérique, indexation du contrôle et importation dans la GED interne ou externe, impression grand format sur tout support avec finition valorisantes, façonnage spécifique, gravure CD/DVD, service E-Business pour demander un devis et accepter puis transformer votre devis en commande, et enfin  la gestion des appels d’offres en ligne. 

Inconvénients 

Les inconvénients, même si ils existent, sont de plus en plus mineurs comparés aux  technologies (qui ne sont pas notre cœur de métier) apportées par un professionnel de l’impression numérique.

– La disparition du service de proximité, par exemple est moins sensible aujourd’hui d’autant que les services de E-Business et gestion des appels d’offres en ligne apportent des services qui sont loin d ‘être négligeables et raccourcissent les temps d’exécution et donc de livraison

Étudier avant de choisir

Le choix du matériel ne peut se faire qu’après une étude sur l’existant et le besoin réel :

– Nombre de copies/mois par appareil (mesure du volume).

– Nombre de personnes dans l’entreprise.

– Mesure du type de production par service.

À ce stade,  est pertinent de lancer une enquête sur les documents : format, nombre, besoins en reliure…

– Étude d’implantation : où se situent les services ayant le plus besoin d’impression numérique et sur combien de niveaux ?

– Vitesse de production, niveau des options.

De cette étude vont se dégager un certain nombre de faits qu’il conviendra de croiser avec :

– L’étude d’implantation des copieurs en libre-service.

– L’étude de pertinence d’un centre de d’impression numérique intégré.

– La faisabilité financière et technique du projet.

– L’étude des besoins en matériels annexes (copieur couleur, tirage de plans, matériel de brochage et de reliure…).

Avant même de rencontrer les fournisseurs, il convient d’avoir un panorama précis de la situation et des besoins.

REPÈRES

• Les objectifs semestriels ou annuels des prestataires n’étant pas toujours atteints, les commerciaux peuvent avoir reçu des consignes de placements de telle ou telle machine (souvent les nouvelles générations). Attention : ne pas se laisser allécher par des rabais quelquefois disproportionnés.

• Ne pas se laisser séduire par une machine qui traite des volumes plus importants que les besoins sous prétexte du « qui peut le plus peut le moins » : la facture serait plus lourde pour rien.

• Ne pas acheter un matériel de niveau inférieur sous prétexte que la rapidité de fonctionnement n’est pas essentielle : la machine « fatiguerait » plus rapidement et les pannes à répétitions surviendraient.

• Ne jamais accepter les contrats de leasing des fournisseurs d’impression numérique(reprographie) sans en avoir vérifié au préalable l’intérêt économique auprès d’un autre organisme de crédit.

• Refuser les opérations dites « en empilage » (cascading), qui additionnent d’une part des loyers financiers courant sur l’ancien copieur et d’autre part les loyers financiers de la nouvelle machine. Cette procédure, si l’on y prend garde, crée « une rente à vie» au fournisseur.

• Financer les matériels sur trois ans de préférence. Ne pas se laisser entraîner sur quatre ou cinq ans sous prétexte que les loyers mensuels sont plus faibles. Trois ans correspondent à la durée de vie moyenne d’un copieur (durée effective et technologique).

•  Demander à essayer (moyennant un loyer gratuit) le matériel pendant une semaine.

• Attention aux contrats de maintenance qui sont souvent le moyen de rémunération le plus important du fournisseur.

• Négocier le prix des accessoires des copieurs au départ du contrat, que l’achat se réalise dans quelques mois ou pas du tout.

• Prendre garde aux contrats de maintenance avec forfait ou minimum. Penser à négocier la modification du forfait dans les cas où celui-ci ne serait pas atteint.

• L’encre noire et les agrafes des copieurs noirs et blancs sont en principe gratuites dans les contrats de maintenance

• Penser à négocier le coût de l’encre couleur avec l’achat du copieur.

Structure de l’appel d’offres

Traduit en termes d’existant et de besoins, l’appel d’offres reprendra tous les points du « choix de matériel » ci-dessus. Il intégrera en outre les notions suivantes :

– Historique du parc existant (année, volume moyen de copies depuis l’origine…).

– Désir ou non de reprise de ce matériel  par l’entreprise qui sera retenue.

– Choix d’une formule de financement (achat/location/crédit-bail).

– Volume d’impression.

L’appel d’offres définira les points suivants :

– Structure du parc envisagé, y compris fonctionnalité du matériel.

– Montant de la maintenance.

– Engagement d’un service SAV minimum (quel délai de réponse ?).

– Montant des consommables (le cas échéant ou intégration dans le service rendu).

– Conditions d’installation.

– Transfert de machines.

– Notion de volume minimum pour un parc donné ou notion de volume minimum par matériel.

– Formation des utilisateurs.

– Statistiques mensuelles de consommation.

– Conditions d’envoi des relevés compteurs.

– Conditions de règlement.

– Cas de pannes graves et conditions de remplacement.

– Cas des déménagements et mouvements de matériel.

– Responsabilité de l’entreprise retenue.

– Responsabilité du client.

– Choix d’un constructeur ou d’un revendeur? (porter une grande attention au service après-vente).

– Révision du prix à la page en cours d’engagement.

– Définition des formules de facturation (à la page, formule coût loyer et coût copie associés, etc…)

– Clause de tacite reconduction.

Audit et analyse des besoins

Toute politique de management de l’impression débute par un audit. C’est le meilleur moyen de mettre en lumière les diverses sources de gaspillage. Il peut être fait en interne, mais généralement, l’entreprise préfère faire appel à un intervenant extérieur pour un diagnostic complet et efficace. Aujourd’hui, la plupart des constructeurs proposent ce type d’audit.

Il est recommandé à ce stade de mettre à disposition de l’audit l’ensemble des points suivants :

Imprimantes de proximité

– Connaître les configurations actuelles, options et volumes rapportés aux capacités des matériels, coûts de copies et types de contrat (matériel acheté, loué, recyclé, neuf, etc.).

– Evaluer les besoins des utilisateurs notamment l’utilisation éventuelle de fonctions annexes( photocopies,scanner,fax,etc..)

– Etudier le remplacement de certains processus impliquant des impressions par la numérisation des documents.

– Envisager la centralisation des impressions sur des systèmes multifonctions ou l’externalisation de celles çi auprès d’un fournisseur spécialisé.

– Communiquer les coûts de copies par rapport aux objectifs (coût moyen à atteindre et conséquences).

– Obtenir du service après-vente le cahier des interventions sur le matériel et les raisons des dépannages (attention, la perception des pannes par l’utilisateur est toujours démesurée). Mettre en lumière les arrêts machine dus aux mauvaises conditions d’utilisation (actions de formation à développer) ainsi que les crêtes d’utilisation, surtout si des volumes importants sont habituellement réalisés sur une période courte.

Imprimantes multifonctions en libre-service

– Il importe de connaître les implantations actuelles et les éventuelles possibilités d’installations de matériels en libre-service.

– Mettre en évidence les capacités supérieures de matériels dimensionnés aux besoins de plusieurs utilisateurs ou services (options possibles et codes ou cartes d’utilisateurs).

Atelier d’impression numérique (de reprographie)

– Détenir les statistiques d’utilisation de l’atelier (copies N/B, copies couleurs, transparents, etc.).

– Récupérer les factures des copies réalisées à l’extérieur. Se faire expliquer les raisons de cette sous-traitance.

– Mettre en évidence les avantages d’un atelier d’impression numérique (reprographie) et les différents travaux qui peuvent y être réalisés (établir un tableau comparatif).

Le juste à temps

Un certain nombre d’imprimés administratifs peuvent aujourd’hui être réalisés et fournis à la demande, même si cela oblige à les adapter quelque peu. Une imprimante numérique en atelier, conduite par un opérateur spécialisé en PAO, est à même de réaliser des économies d’échelles importantes pour l’entreprise.

Il importe donc de :

– Recenser avec le client les imprimés administratifs N/B, de préférence A4, pouvant être exécutés à la demande sur le matériel numérique.

– Faire valoir l’intérêt de cette démarche pour l’entreprise (pas de stockage, pas de distribution, une seule version du document).

Les procédures de l’entreprise

 et la communication de l’activité d’impression numérique

Dès lors qu’un prestataire « travaille pour un client », il y a référence à des normes, même si celles-ci ne sont pas obligatoirement écrites.

Le bon de photocopie, remis à l’opérateur de l’atelier, consignant de manière détaillée le travail demandé est en lui-même une procédure.

Aujourd’hui, la production devenant beaucoup plus numérique, il est usuel de trouver des bons de travail électroniques qui permettent aux utilisateurs de connaître le coût de leurs travaux dès lors qu’ils s’adressent à l’atelier.

Dans tous les cas de figure, il est recommandé de publier, quelle qu’en soit la forme, la liste des activités qui constituent « l’offre commerciale » de l’atelier et le coût de ses activités, même si dans l’entreprise, il n’y a pas « facturation» ou « imputation». Cette communication est saine : elle vise d’une part à valoriser la prestation et d’autre part à éveiller la conscience des utilisateurs sur le coût de leur demande en regard de l’intérêt de la copie.

Consultez le département informatique

 Une imprimante multifonctions numérique connectée au réseau de l’entreprise est un outil informatique.

Il est donc important que le département informatique soit consulté, en amont, avant l’appel d’offre pour le descriptif technique et avant la mise en place puisque les adresses des imprimantes peuvent changer et, surtout parce que les drivers qui permettent aux ordinateurs de fonctionner en duo avec l’imprimante numérique doivent être installés. Pour information, il faut 5 minutes pour installer un driver (par poste). 

DÉVELOPPEMENT DURABLE 

Un effort important est réalisé dans la profession pour accompagner le développement durable.

Sans l’adhésion des collaborateurs, l’optimisation de l’impression papier n’atteindra jamais les seuils désirés. Informer, former sont deux axes essentiels pour sensibiliser sans heurter les utilisateurs. Une série de conseils pragmatiques et explicatifs à leur transmettre  peur participer à la mise en place de vrais réflexes à but écologique. Citons à titre d’exemple :

– Eviter autant que possible d’imprimer. L’une des alternatives à l’impression est l’enregistrement au format PDF à l’aide d’une imprimante  virtuelle.

– Imprimer en mode brouillon. La qualité d’impression est largement suffisante pour lire et la consommation d’encre s’en trouve réduite.

La marque imprim’vert

La marque « imprim’vert »( www.imprimvert.fr )requiert le respect d’un certain nombre de critères inclus dans un cahier des charges unique, relatifs à la bonne gestion environnementale de ses déchets par l’imprimeur.

Imprim’vert sera désormais exclusivement réservé aux prestataires imprimeurs.

Les critères à respecter : Eliminer de façon conforme à la réglementation un certain nombre de déchets (notamment, les chiffons souillés, les cartouches jet d’encre et toner, les flacons d’encre, les DEE). Ces consommables peuvent être pris en charge par un organisme certifié ISO 9001 et ISO 14001qui assure la collecte, le tri, le transport, le traitement, la valorisation matière ou énergétique et du démantèlement des équipements en fin de vie.

Sécuriser le stockage des liquides neufs dangereux et des liquides en cours d’utilisation ou non.

Ne pas utiliser de produits étiquetés « toxiques ».

DEE= déchets électriques et électroniques

Recommandation :Pour les entreprises disposant d’un comptoir d’accueil du public, il leur est demandé la mise en place d’une action de sensibilisation environnementale.

l’Eco-contribution

La loi de finances pour 2008 élargit le périmètre des imprimés soumis à l’éco-contribution.

Depuis le1^er juillet 2008, les donneurs d’ordres qui émettent ou font émettre des imprimés papiers, y compris à titre gratuit, à destination des utilisateurs finaux, doivent adhérer à un organisme agréé (EcoFolio) auprès duquel ils versent une contribution financière dont le tarif  2013 (déclaration 2012) a été porté à 48 € HT par tonne (www.ecofolio.fr)

Depuis janvier 2010 les imprimés bureautiques, les enveloppes et les pochettes postales  sont concernés. 

Recommandations pour imprimer moins et donc  gagner plus :

– Utiliser la sélection du moderecto / verso supportée par les imprimantes         multifonctions.

Privilégier « l’impression multiple ». Permet de réduire la taille des pagesà imprimer et de les disposer sur une seule feuille.

Visualiser le document avant impression.

Délimiter les pages à imprimer, privilégier le noir et blanc.

Eviter de copier et coller depuis le navigateur web. Les navigateurs web( internet Explorer, Firefox,Google,Chrome et Safari) proposent soit des extensions, soit des fonctionnalités en natif permettant d’imprimer les pages web correctement.

Archiver certains documents au format PDF/A. Le format PDF est un standard reconnu permettant de dématérialiser l’archivage de certains documents à valeur juridique/technique.

Pour réduire le gaspillage , plusieurs logiciels permettent de diminuer la consommation d’encre et mieux gérer ses impressions( Green Cloud Printer iPrint ou Print Saver Eco par exemple)

L’ange Bleu : Ecolabel d’origine allemande crée en 1977. Réputé pour sa rigueur, il certifie 4 000 produits et 2 services et garantit des impacts environnementaux réduits sur l’ensemble du cycle de vie des produits et un niveau de performance comparable à celui de produits équivalents.

REPÈRES

– Une page papier= 1,3 d’eau poluée

– Une ramette de 500 feuilles : environ 600 litres d’eau.

– La fabrication d’une tonne de papier( soit environ 400 ramettes)nécessite :250 m3 d’eau,4,75 MW/h d’élecricité et 20 arbres matures.

– Une ramette de papier recyclé permet d’économiser environ 0,5 m3 d’eau,1,2 KW/h et 7,5 Kg de bois.

– Les émissions dans l’air pour produire une tonne de papier équivalent à 2 tonnes de CO2.

– Chaque personne, au bureau, utilise 60 kg de papier par an soit 48 ramettes.

– 76 % des responsables interrogés considèrent la diminution de la consommation de papier comme prioritaire