Chronique
Commencer par « couper le robinet » : Avant de s’attaquer au passif, il convient de réguler les archives nouvelles. Ainsi, elles ne s’entasseront pas en vrac au pied des anciennes mais serviront de base à une gestion organisée.
Classer par type de document : On distingue par ordre d’importance, et donc de priorité de traitement quatre catégories d’archives vivantes (Les archives vitales – légales et auditables – probantes – internes) et une dernière concernant les archives historiques (la mémoire de l’entreprise).
Bien entendu, une archive peut être à la fois vitale et historique, probante et interne, etc. On lui confèrera alors la valeur la plus élevée.
Conserver ou détruire : les règles et leurs exceptions : 5 ans pour les livres de paie, 10 ans pour les talons de chèque, 30 ans pour les accords commerciaux, etc. A chaque document, la loi associe une durée, à laquelle l’entreprise doit se conformer si elle veut rester « dans les clous ». Oui, mais ¦ dans certains cas, la culture de l’entreprise, la nature de ses activités ou d’une archive en particulier peuvent faire exception à la règle.
Papier ou électronique ? La numérisation a un coût non négligeable qui surpasse de beaucoup celui de la conservation d’archives physiques, même pendant plusieurs années. Seule une haute fréquence de consultation d’un document (et donc la réitération de coûts de sortie des archives et de livraison) peut en justifier la dématérialisation.
Tout dématérialiser est aussi un piège, car certains documents peuvent devenir inaccessibles à long terme, à cause d’une incompatibilité de formats lors de changements de logiciels ou de systèmes d’information. C’est pourquoi, il est important de garder une version papier de certains documents.
Il ne faut pas non plus oublier que numériser un document n’est pas l’archiver.