Chronique
Dans un environnement où l’information arrive en masse, les entreprises sont convaincues de la valeur ajoutée de l’archivage des documents et des données numériques. : meilleur suivi, gain de temps pour retrouver une information, préservation de la mémoire de l’entreprise, source d’économie…
Mais de plus en plus, les projets d’archivage se concentrent sur la traçabilité de l’information. Comment attester qu’un document n’a pas été modifié ? De quelles preuves de trace dispose-t-on sur le document ?
D’après la loi du 13 Mars 2000, «l’écrit sous forme électronique est admis en preuve au même titre que l’écrit sur support papier, sous réserve que puisse être dûment identifiée la personne dont il émane et qu’il soit établi et conservé dans des conditions de nature à en garantir l’intégrité».
La traçabilité d’un document papier est souvent induite par son contenu même. Une signature, une date, une annotation prouvent à la fois que c’est un document original ainsi que l’auteur et l’origine du document.
Pour le document électronique, la traçabilité est plus complexe. Il convient de mettre en place des indicateurs autour du document répondant à 4 questions : qui, quand, quoi, comment ? Les journaux (logs) sont ainsi programmés pour retenir l’horodatage et les contres marques de temps, les acteurs, les accusés de réception, les événements ou encore les mises à jour du document, etc…
Si tracer un document permet de prouver l’intégrité d’un document notamment en cas de contentieux ou de demande du juge, il permet aussi de suivre ou reconstruire un historique fidèle des étapes qui ont marqué sa création.
Par déduction, on a une vision claire et étendue d’une information dans son contexte pour agir «en connaissance de cause» et donc d’être plus efficace dans la prise de décision.