Chronique
Comment puis-je accéder au contrat du client X ? Comment être sûr que c’est la bonne version ? Est-elle correctement stockée ? La signature électronique est-elle valable ? Quelle est la durée de conservation de ce document ? On peut multiplier les questions, la gouvernance de l’information (GI) a réponse à tout – ou presque.
En effet, au fur et à mesure que la dématérialisation gagne du terrain dans l’entreprise et que sont reconnues la place centrale de l’information et la nécessité de la gérer de façon transversale, la gouvernance de l’information s’impose. Son appétit est sans limite : enregistrement, classement, règles d’accès, versionning, sécurité, conformité, élimination, archivage… Mais aussi gestion des risques, qualité des données, e-discovery, analyse, veille, gestion des connaissances, gestion informatique…
La gouvernance de l’information est désormais le terme générique qui recouvre tout cela. De fait, le nouveau rapport sur la gouvernance de l’information numérique proposé par Serda Conseil fait ressortir bon nombre de ces problématiques.
On voit bien en toile de fond les compétences métier requises, de records manager à responsable de la sécurité des systèmes d’information, en passant par l’expertise juridique.
La convergence de leurs préoccupations n’est pas acquise d’avance. Des outils logiciels peuvent apporter un certain niveau d’orchestration. Mais il faudra nécessairement compter sur une Madame ou un Monsieur gouvernance de l’information. Ce poste pourra ne pas paraître directement productif pour l’organisation ; il évitera en tout cas certainement pas mal de déconvenues qui, elles, peuvent coûter très cher. La fonction de responsable de la GI – sous des intitulés divers – semble maintenant très répandue dans les grandes structures.
Stratégie, responsable et outils : reste à lier à la gouvernance de l’information le chaînon des utilisateurs. Il faut aussi les sensibiliser et les former. Ils se réjouiront vite d’être les premiers bénéficiaires. Puis c’est tout un système qu’il faudra faire évoluer.