Chronique
Si la tendance est à la conservation et à l’archivage documentaire numérique, la réalité de l’entreprise est tout autre. Bien qu’évoluant au coeur d’un environnement de plus en plus dématérialisé, celle-ci fait face à une masse documentaire papier en croissance qui coexiste avec cette « surproduction numérique », complexifiant d’autant plus l’accès à l’information.
Avec 70 à 85 kg de papier consommés par an et par salarié en France en 2014 selon l’Ademe, les nouvelles technologies ne facilitent pas la transition vers le zéro papier, bien au contraire ! Dans les faits, c’est le phénomène paradoxal consistant d’un côté, à imprimer les documents électroniques pour faciliter leur accès et de l’autre, à dématérialiser les documents papiers qui est à l’oeuvre dans les entreprises.
Ce contexte hybride, au-delà de la seule croissance exponentielle du volume documentaire, génère ainsi de nouveaux enjeux relatifs à la gestion des documents archivés ainsi qu’à leur traçabilité, accessibilité, partage et pérennité. Comment gérer ce double flux documentaire et aborder avec sérénité un environnement de gestion des archives de plus en plus complexe ?
Prélude à tout projet performant d’archivage hybride, un audit documentaire est indispensable pour comprendre le mode de production des documents, identifier ceux à numériser, à quel moment et déterminer leur durée de conservation légale.
Ensuite, il est impératif de mettre en place une véritable politique d’archivage hybride créatrice de valeur pour garantir la pérennité des données stratégiques. Cela signifie établir une approche unifiée des archives quel que soit leur support, mettre en place un référentiel documentaire unique, un calendrier des durées de conservation, des structures d’indexation et du stockage centralisé, à la fois papier et numérique. Ces bonnes pratiques, bien qu’efficaces, ne peuvent cependant pas être appréhendées de manière isolée. Elles doivent impliquer l’ensemble des parties prenantes de l’entreprise… avant qu’il ne soit trop tard.