Chronique
On pourrait être tenté de traiter à la légère sa gestion électronique du courrier (Gec). Après tout, ce ne sont que des lettres qui arrivent, sous forme papier – à numériser – ou électronique et qu’il faut acheminer vers leurs destinataires. On sait faire depuis des lustres, il suffit d’aligner un scanner et un serveur et d’installer une solution de gestion électronique des documents (Ged).
Attention pourtant, c’est sur le courrier que repose une large part de l’activité de l’organisation, privée ou publique : réception d’un bon de commande, d’une facture, d’une demande de paiement ou de remboursement, d’une réclamation…
Le courrier est le lien privilégié entre l’organisation et les clients, utilisateurs, administrés. Si revenus, dépenses et échanges multiples transitent par lui, c’est aussi une image qui est véhiculée. Efficacité, qualité, sentiment positif ou négatif : de lourds enjeux pèsent sur les e-mails et leurs pièces jointes.
Et il ne faut pas limiter la Gec au courrier entrant, elle peut inclure le courrier sortant et le courrier interne. Autant dire que pour certaines activités, la Gec est la colonne vertébrale ; d’une manière générale, elle est véritablement cruciale pour l’entreprise. Des éditeurs et des prestataires se sont emparés de ce créneau. Vu son importance, on comprend en effet qu’il puisse être nécessaire de recourir à des outils spécialisés et à des experts.
De plus, une Gec peut conditionner la gouvernance globale de l’information dans l’entreprise ou l’administration. Si elle est la première brique du système d’information, différents choix dépendront d’elle et s’avèreront structurants : classement de l’information, arborescence documentaire, indexation, conditions d’accès, cycle de vie, durée de conservation, archivage… Autrement dit, un projet de Gec s’écrit en lettres capitales !