La généralisation du télétravail et l’accélération des projets de digitalisation ont profondément transformé les modes de gestion documentaire en entreprise. Dans ce contexte, la sécurité de l’information et la maîtrise de l’archivage électronique — désormais prioritaire par rapport à l’archivage physique — sont devenues des enjeux stratégiques pour les directions des systèmes d’information.
À l’origine rattachée aux Services Généraux du fait de la gestion physique des archives, elle l’est de plus en plus aux DSI voire même aux directions métier du fait de la nécessité de gérer en « multicanal » et « multi-supports ». Elle s’intègre maintenant dans ce qu’on nomme « la gouvernance de l’information et des données » qui couvre les bonnes pratiques de gestion des flux dématérialisés (incluant les messageries et les formulaires électroniques issus des portails et autres sites web) et bien entendu l’usage de l’IA générative.
La dématérialisation des processus documentaires progresse rapidement du fait qu’elle est obligatoire. La facture électro- nique (Loi de 2020 et Code général des impôts) devra être déployée entre septembre 2026 et septembre 2027 (selon la taille des entreprises) et en conséquence accélère la progression du “full numérique”. De même que le décret du 5 décembre 2016 spécifie comment un document papier numérisé peut devenir juridiquement l’équivalent de son pendant papier original et peut être supprimé sans archivage physique. Cette évolution juridique est une révolution issue de la modification de l’article 1379 du Code civil au regard du droit de la preuve.
Ces réglementations permettent la suppression du document «original » grâce à la production d’une «copie fiable» (norme Afnor NF Z 42-026).
Cette digitalisation est de facto amplifiée et accélérée avec l’usage généralisée de la signature électronique.
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